受託の稼働管理のやり方——案件の詰め込みすぎと空白月をなくす手順

「来月は3件が重なって手が回らない。なのに再来月はまるまる空いている」——受託でよく起きる状態です。

結論から書きます。詰め込みすぎと空白月は別々の問題ではなく、同じ原因から出ている同じ問題です。原因は、確定した案件と商談中の案件を別々の場所で管理していること。工程表には受注済みの案件だけが並び、まだ受注していない商談はカンバンやスプレッドシートの中にある。この2つを突き合わせないまま「今は忙しいから営業は後で」と判断すると、忙しさが終わった2〜3ヶ月後に空白がやってきます。

やることは3つです。(1) 確定案件を工程表に置く、(2) 商談を確度つきで同じ工程表に仮置きする、(3) 週に一度「埋まり具合」を見て、空きが出る月の2〜3ヶ月前から営業を前倒しする。

この記事の要点

• 確定案件をタスク単位で工程表に置き、商談も「着手予定月×確度」で同じ工程表に仮置きする
• 週に一度、先3〜6ヶ月の「確定稼働率」「見込み込み稼働率」「空きが始まる月」の3つを見て、空きが始まる月の2〜3ヶ月前から既存客→止まった商談→新規開拓の順に動く
• 確定稼働率が100%を超える月は、納期の相談・一部の外注・受注時期の提案で調整し、外注する場合は外注費を引いた粗利率を先に確認する

受託の稼働管理とは

受託の稼働管理とは、自社と外注先が使える時間に対して、確定案件と受注見込みの案件をどう割り当てるかを前もって決めておく管理方法です。

似た言葉に工数管理がありますが、向いている方向が逆です。工数管理は「使った時間を後から集計する」もので、見積もりの精度を上げるために使います。稼働管理は「これから使う時間を前もって割り当てる」もので、受注のタイミングを決めるために使います。1〜数名のチームでまず効くのは後者です。空いてから慌てて営業しても、商談から入金までのリードタイムぶんだけ手遅れになるからです。

なぜ「詰め込みすぎ」と「空白月」が同時に起きるのか

受託の稼働が波打つ理由は、だいたい次の3つに集約されます。

1. 忙しい月に営業が止まる。制作に集中している間は新規開拓の手が止まり、その2〜3ヶ月後に受注が途切れる。営業が止まった事実は、止まった月ではなく先の月に効いてきます。
2. 商談の着手時期を持っていない。金額と確度は管理していても「受注したら何月に着手するか」を持っていないため、同じ月に着手する商談が3件並んでいても気づけない。
3. 外注に出す判断が遅い。自分でやる前提で工程を組み、無理だと分かった時点で外注を探し始めるので、外注先の選定が間に合わず結局自分で抱える。

どれも「先の月が見えていない」ことから来ています。逆に言えば、先の3〜6ヶ月を1枚で見られるようにするだけで、かなりの部分が解決します。

稼働管理の手順——5つのステップ

1. 使える時間の上限を決める

最初に、1ヶ月に自分が制作に使える時間の上限を決めます。営業・見積もり・請求・打ち合わせの時間を引いた「実作業に回せる時間」です。ここを実態より多く見積もると、以降の計算がすべて狂います。迷ったら少なめにしておきます。推測ではなく実績から出したい場合は、スプレッドシートで工数管理表を作るの記録シートで、間接業務を除いた請求可能時間の比率を出せます。

2. 確定案件を工程表に置く

受注済みの案件を、着手日と納期を入れて工程表に並べます。案件単位ではなくタスク単位（設計・デザイン・実装・テスト・検収）まで割ると、どの週に負荷が寄っているかが見えます。工程表の組み方は受託の工程管理で詳しく解説しています。

3. 商談を「着手予定月」つきで仮置きする

ここが抜けがちな一手です。商談中の案件にも、受注できた場合の着手予定月を入れておきます。確度が低いものまで確定案件と同じ濃さで置く必要はありません。金額×確度で薄く見積もって、同じ工程表の上に仮置きします。考え方は売上予測のやり方と同じで、見るものが金額ではなく時間になっただけです。

4. 週に一度、埋まり具合を見る

週次で工程表を開き、先3〜6ヶ月の埋まり具合を確認します。見るのは「今週の作業」ではなく「3ヶ月先の空き」です。ここで空きが見えたら、その月ではなく今週動きます。

5. 外注に出す線を先に引く

上限を超える月が見えたら、その時点で「どのタスクを外に出すか」を決めます。埋まってから探すのではなく、埋まる前に声をかけておく。発注・納期・支払いをまとめて追う方法は外注管理の記事に書いています。

稼働の埋まり具合を見る3つの数字

毎週細かく数えなくても、次の3つだけ押さえれば判断できます。

「見込み込み稼働率が何%を切ったら動くか」は、商談から着手までのリードタイムによって変わります。初回接触から受注まで2ヶ月かかるなら、2ヶ月先が埋まっていない時点ですでに遅い、という読み方をします。自社のリードタイムが分からないうちは、直近数件の商談で「初回接触日から受注日まで何日か」を数えるところから始めます。

案件と打ち合わせの予定を1つの表にまとめる方法は、Googleカレンダーで案件管理でも扱っています。工程表とカレンダーを行き来している場合はあわせて読んでください。

空きが見えたときにやること

空白月が見えたら、新規開拓だけに走らないのがコツです。受注までの距離が近い順に手を打ちます。

1. 過去の顧客に声をかける。既存顧客の追加案件がいちばん受注までが速い。声のかけ方はリピート受注を増やす方法で紹介しています。
2. 止まっている商談を掘り起こす。「検討します」のまま置いてある案件を追客で拾い直す。
3. 新規開拓を増やす。ここでようやくリスト作成やフォーム営業。効いてくるのは2〜3ヶ月先なので、空きの直前ではなく手前で回します。
4. 社内の仕込みに充てる。それでも空くなら、自社サイトや事例の整備、テンプレート化など、あとで効く作業を先に置いておきます。

詰まりすぎが見えたときにやること

逆に上限を超える月が見えたときは、次の順で調整します。安請け合いして粗利を落とすのを避けるのが目的です。

1. 納期をずらせないか確認する。着手を1ヶ月後ろにできるだけで解決することが少なくありません。早めに相談するほど通ります。
2. 一部を外注に出す。出す前に、外注費を引いたあとの粗利率を確認します。外注して粗利率が大きく落ちるなら、それは受けない判断も含めて考える案件です。
3. 受注時期をずらす提案をする。断るのではなく「この時期なら確実に対応できます」と時期を提示する。関係を切らずに稼働を平らにできます。

商談と確定案件を1つの工程表で見る

ここからは自社製品の紹介です。私たちが作っているPipeliaは受託事業者向けのSFA/CRMで、商談を受注にすると案件が自動で作られ、そのまま工程のガントチャートに載ります。商談段階の確度・金額と確定案件の工程が同じ場所にあるので、「3ヶ月先が埋まっているか」を見るのに別ファイルを開く必要がありません。タスクごとに外注先を割り当てられ、外注費を引いた案件別の粗利も自動で計算されるので、外注に出した結果の粗利率もその場で確認できます。

よくある質問

稼働管理と工数管理はどちらから始めるべきですか？

1〜数名のチームなら稼働管理からです。工数管理（実績の記録）は見積もり精度を上げるために有効ですが、記録の習慣が必要で続きにくい面があります。稼働管理は「先3〜6ヶ月が埋まっているか」を週に一度見るだけなので始めやすく、受注のタイミングという一番影響の大きい判断に直結します。

商談を工程表に置くと、受注できなかったときに表が崩れませんか？

確定案件と同じ扱いにしなければ問題ありません。商談は「時間×確度」で薄く置き、確定案件とは見た目を分けます。失注したら消すだけです。むしろ、失注が続いて先の月がすかすかになる状況を早く見つけるほうが重要です。失注の記録の残し方は失注分析のやり方にまとめています。

案件が急に飛び込んでくる場合でも稼働計画は意味がありますか？

飛び込みがある前提で、上限まで埋めきらない運用にします。使える時間の一部を最初から空けておき、そこに飛び込みを入れる。全部埋まっている状態だと、飛び込みが来るたびに既存案件の納期が押されて、結局どの案件も遅れます。空けておく割合は、直近の飛び込み件数を数えて決めるのが現実的です。